Algemeen
Hoofddoel: |
|---|
Beleidsmatig beeld
We koersen momenteel af op een geprognosticeerde overschrijding van de personele kosten. Deze overschrijding kent verschillende redenen. In het verleden is er overbezetting ontstaan bij vrijwel alle geleverde diensten om zo de dienstverlening op peil te houden. We gaan komende periode aan de slag met het verder analyseren van de oorzaken van deze mogelijke overschrijding en stellen een plan op om structureel binnen de gestelde formatie en budgetten te blijven. In de slotwijziging zullen we GS en de PS informeren over de genomen acties.
De druk bij opvanglocaties blijft door de voortdurende oorlog in Oekraïne groot. Ook in 2024 vangen wij op drie verdiepingen in het Provinciehuis gemiddeld 240 (maximale capaciteit 270) Oekraïners op. Er wordt voorzien in de verlenging van de huurovereenkomst. Dit gebeurt in overleg met de gemeente Utrecht.
De verduurzaming van het vastgoed is in beheer bij facilitaire zaken. Adviesbureau Deerns is bezig met het uitwerken van drie verduurzamingsscenario’s voor het Provinciehuis. Het gaat om een scenario dat:
- Voldoet aan de gestelde beleidsdoelen;
- Nog niet volledig voldoet;
- Meer dan voldoet aan de gestelde eisen.
Deze scenario’s worden samen met de input van COUP voor de perceelontwikkeling gepresenteerd en voorzien van een grove raming en tijdspad. De aanvraag in middelen gaat landen in de Kadernota 2026
In het jaar 2022 zijn we gestart met de implementatie van het nieuwe financiële systeem: SAP/4 HANA. Begin 2024 is de nieuwe software in gebruik genomen en is de nazorgfase gestart. Daarnaast hebben we door de nieuwe inrichting en werkwijze nog enige tijd nodig om het systeem weer optimaal draaiende te hebben, te doorgronden en eventueel nog te verbeteren.
In 2024 is het programma Versterken Financiële Keten (VFK) van start gegaan. De aanleiding van dit programma is onder andere de evaluatie van het proces van de jaarrekening 2022. Daarnaast bestaat er bij de directie meer behoefte aan inzicht (sturing door inzicht). Bij dit programma komen een aantal ontwikkelingen samen zoals de adviezen van de commissie Janssen, de evaluaties van de P&C-producten en de verdere doorontwikkeling van SAP4/HANA. De wijzigingen gaan in bij de cyclus van het begrotingsjaar 2025, het voorwerk wordt gedaan in het begrotingsjaar 2024.
De implementatie van het subsidiesysteem SAPCRM is afgerond. Echter is mede hierdoor wel een achterstand ontstaan in het afhandelen van subsidieaanvragen. Veel subsidieaanvragen worden buiten de geldende afhandelingstermijnen afgehandeld. Andere oorzaak is capaciteitstekort. In het kader van het Utrechts Programma Landelijk Gebied (UPLG), is de verwachting dat we extra rijksmiddelen ontvangen en weg moeten zetten via subsidies. In overleg met de beleidsdomeinen kijken we welke uitvoeringscapaciteit nodig is bij het subsidieteam. De achterstanden zijn inmiddels in beeld gebracht. Er wordt gewerkt aan een plan van aanpak om deze achterstand dit jaar weg te werken. En om nieuwe aanvragen zoveel als mogelijk binnen de geldende termijnen af te handelen.
De huidige krappe arbeidsmarkt vraagt naast werving ook om mensen te laten groeien en te verbinden met het werk en de organisatie (behoud). Daarnaast zijn we blijvend bezig met het ontwikkelen van een inclusieve organisatie en medewerkers. In het vierde kwartaal van 2023 heeft het vervolgonderzoek Diversiteit & Inclusie in de organisatie plaatsgevonden. De rapportage verwachten we in 2024. Op grond daarvan wordt het uitvoeringsplan Diversiteit & Inclusie bijgesteld. We blijven er stap voor stap ieder jaar werk van maken steeds meer een diverse en inclusieve organisatie te worden. Inwoners van de provincie moeten zich kunnen herkennen in de provinciale organisatie.
Voortgang in een oogopslag
Beleidsdoel - meerjarendoel | Activiteit | Planning | Budget | |
|---|---|---|---|---|
10.1 | De basisorganisatie voor financiën en bedrijfsvoering is sterk en goed toegerust |
|
|
|
10.1.1 | Versterken en blijvend ontwikkelen van de financiële functie |
|
| |
10.1.2 | Versterken van de juridische functie |
|
| |
10.1.3 | Opstellen en daarna uitvoeren van programma ‘Versterken subsidieloket' |
|
| |
10.1.4 | Versterken van de inkoopfunctie en organiseren van centraal contractmanagement |
|
| |
10.1.5 | Versterken informatiebeveiliging en privacybescherming |
|
| |
10.1.6 | De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel |
|
| |
10.2 | De provinciale organisatie is daadkrachtig, wendbaar en duurzaam |
|
|
|
10.2.1 | Tijdig starten en afronden P&C-producten; zijnde de Jaarrekening, de Zomernota, de Kadernota en de Begroting. Versterken rol Provinciale Staten bij totstandkoming en verbeteren communicatie rondom deze producten |
|
| |
10.2.2 | Versterken HRM-functie en blijvend ontwikkelen inclusieve organisatie en medewerkers. |
|
| |
10.2.3 | Versterken en versnellen digitalisering bedrijfsprocessen |
|
| |
10.2.4 | Goede huisvesting en verduurzamen eigen vastgoed |
|
| |
10.3 | De communicatie is goed en modern |
|
|
|
10.3.1 | Inwoners en bedrijven zijn beter geïnformeerd over beleidsvoornemens, concrete plannen en projecten en hebben meer mogelijkheid tot beïnvloeding van beleid en projecten. |
|
| |
10.3.2 | Doorontwikkelen communicatiemiddelen op basis van nieuwe technieken |
|
| |
10.3.3 | De jaarrekening en begroting beter toegankelijk maken voor het Utrechtse publiek en actiever communiceren over de financiële positie en ontwikkelingen binnen de provincie. |
|
| |
10.3.4 | Vergroten van de zichtbaarheid van het werk van de provincie (corporate communicatie), zodat inwoners weten aan welke opgaven de provincie werkt en wat ze wil bereiken. |
|
| |
10.4 | De beheersing van de organisatie door het management en het bestuur is optimaal |
|
|
|
10.4.1 | Uitvoeren van concerncontrol waaronder het adviseurschap van de Financiële Auditcommissie. |
|
| |
10.4.2 | Versterken van Verbijzonderde Interne Controle (VIC) |
|
| |
Overzicht van baten en lasten
Beleidsdoel | Begroting voor de zomernota | Begroting voor de zomernota | Begroting voor de zomernota | Bijstellingen zomernota | Bijstellingen zomernota | Bijgestelde begroting | Bijgestelde begroting | Bijgestelde begroting | Realisatie t/m 30 april | Realisatie t/m 30 april | Realisatie t/m 30 april |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | |
10-1 Financiën en bedrijfsv. is sterk | -20.087 | -20.087 | -175 | -20.262 | -20.262 | -9 | -6.415 | -6.424 | |||
10-2 Organisatie daadkrachtig, wendbaar | 4.149 | -42.354 | -38.206 | -500 | 31 | 3.649 | -42.323 | -38.675 | 1.492 | -9.364 | -7.872 |
10-3 De communicatie is goed en modern | -3.359 | -3.359 | -3.359 | -3.359 | -1.112 | -1.112 | |||||
10-4 De beheersing van de organisatie | -2.574 | -2.574 | -2.574 | -2.574 | -813 | -813 | |||||
Totaal voor bestemming | 4.149 | -68.374 | -64.226 | -500 | -144 | 3.649 | -68.518 | -64.870 | 1.483 | -17.704 | -16.220 |
Reserves | Onttrekking | Toevoeging | Saldo | Onttrekking | Toevoeging | Onttrekking | Toevoeging | Saldo | Onttrekking | Toevoeging | Saldo |
Totaal mutaties reserves | |||||||||||
Totaal na bestemming | 4.149 | -68.374 | -64.226 | -500 | -144 | 3.649 | -68.518 | -64.870 | 1.483 | -17.704 | -16.220 |
Financieel MJO op beleidsdoel
Beleidsdoel | Bijgestelde begroting | Realisatie | Ruimte | Begroting | Begroting | Begroting |
|---|---|---|---|---|---|---|
10-1 Financiën en bedrijfsv. is sterk | -20.262 | -6.424 | -13.838 | -18.695 | -18.421 | -18.731 |
10-2 Organisatie daadkrachtig, wendbaar | -38.675 | -7.872 | -30.803 | -38.723 | -36.112 | -36.415 |
10-3 De communicatie is goed en modern | -3.359 | -1.112 | -2.248 | -3.637 | -3.637 | -3.553 |
10-4 De beheersing van de organisatie | -2.574 | -813 | -1.761 | -2.924 | -2.574 | -2.574 |
Totaal programma voor bestemming | -64.870 | -16.220 | -48.650 | -63.979 | -60.744 | -61.273 |
Mutaties reserves | -1.625 | |||||
Totaal programma nabestemming | -64.870 | -16.220 | -48.650 | -63.979 | -60.744 | -61.273 |