10. Overzicht Overhead

De provinciale organisatie is daadkrachtig, wendbaar en duurzaam

Tijdig starten en afronden P&C-producten; zijnde de Jaarrekening, de Zomernota, de Kadernota en de Begroting. Versterken rol Provinciale Staten bij totstandkoming en verbeteren communicatie rondom deze producten

Versterken HRM-functie en blijvend ontwikkelen inclusieve organisatie en medewerkers.

Versterken en versnellen digitalisering bedrijfsprocessen

Goede huisvesting en verduurzamen eigen vastgoed

De provinciale organisatie is daadkrachtig, wendbaar en duurzaam

Tijdig starten en afronden P&C-producten; zijnde de Jaarrekening, de Zomernota, de Kadernota en de Begroting. Versterken rol Provinciale Staten bij totstandkoming en verbeteren communicatie rondom deze producten

Versterken HRM-functie en blijvend ontwikkelen inclusieve organisatie en medewerkers.

Goede huisvesting en verduurzamen eigen vastgoed

Meerjarendoel

10.2.1

Tijdig starten en afronden P&C-producten; zijnde de Jaarrekening, de Zomernota, de Kadernota en de Begroting. Versterken rol Provinciale Staten bij totstandkoming en verbeteren communicatie rondom deze producten

Stand van zaken

Toelichting

Commissie Janssen
In haar eerste vergadering van de huidige coalitieperiode heeft de financiële auditcommissie (FAC) aan de commissie Janssen gevraagd: verdiep je onder andere in de P&C-cyclus en de grip op personeelsomvang en - capaciteit. In het tweede kwartaal heeft de commissie Janssen een advies uitgebracht, waar de GS een zienswijze over heeft gegeven. De voorstellen van de commissie zijn over het algemeen in lijn met de zienswijze van de GS. De wijzigingen gaan in bij de cyclus van het begrotingsjaar 2025. Deze hebben effect op de processen, inhoud, kwaliteit en omvang van de P&C-cyclus. De voorstellen uit de commissie zullen te laat zijn voor verwerking in kadernota 2025. Daarom ontvangen de Staten daarover informatie in een aparte Statenbrief. In het begrotingsjaar 2024 wordt al wel gestart met de voorbereidingen op de nieuwe invulling van de P&C-cyclus.

SAP-implementatie
In het jaar 2022 zijn we gestart met de implementatie van het nieuwe financiële systeem: SAP/4 HANA. Begin dit jaar is de nieuwe software in gebruik genomen en is de nazorgfase gestart. In juli van dit jaar is de nazorgfase afgerond en zal het systeem in eigen beheer worden genomen. Wel zijn er nog een aantal aandachtspunten die we in de beheerfase moeten oppakken. Met name het proces van het aanmaken van verplichtingen en de opgeleverde rapportages zijn nog niet naar tevredenheid uitgerold. Daarnaast hebben we door de nieuwe inrichting en werkwijze nog enige tijd nodig om het systeem weer optimaal draaiende te hebben, te doorgronden en eventueel nog te verbeteren.

Programma Versterken Financiële Keten
De aanleiding van dit programma is onder andere de evaluatie van het proces van de jaarrekening 2022. Daarnaast bestaat er bij de directie meer behoefte aan inzicht (sturing door inzicht). Bij dit programma komen een aantal ontwikkelingen samen zoals de adviezen van de commissie Janssen, de evaluaties van de P&C-producten en de verdere doorontwikkeling van SAP4/HANA. In het najaar van 2023 is in de FAC een presentatie gegeven over het programma. Daarna heeft de directie in april 2024 het plan van aanpak goedgekeurd. Deze vertraging is ontstaan door de verhoogde prioriteit van de implementatie van SAP en de jaarrekening 2023.  

10.2.2

Versterken HRM-functie en blijvend ontwikkelen inclusieve organisatie en medewerkers.

Stand van zaken

Toelichting

Versterken HRM-functie
Er is intensief geïnvesteerd in de arbeidsmarktbewerking:

• analyses van de markt,
• zichtbaarheid in de markt
• actieve en latente search
• sturen op inhuurmogelijkheden
• innovatieve wervingsstrategie
• arbeidsmarktcommunicatie.

Tegelijkertijd vraagt de arbeidsmarkt om een innovatieve werkwijze en meer specialistisch maatwerk in de reguliere werving. Dit komt door de krapte op de arbeidsmarkt enerzijds en de groei van taken anderzijds. Het legt daarmee een beslag op de recruitmentcapaciteit en de doorlooptijden. We blijven ons verder ontwikkelen. Dit doen we bijvoorbeeld met het realiseren van een nieuw Applicant Tracking System (ATS). Dit helpt bij het nog efficiënter inrichten van het proces, zowel voor de recruiter en het management als voor de kandidaat. Door toenemende taken ontstaan pieken in de werving en de gevraagde recruitmentcapaciteit. Dat vraagt (bijvoorbeeld voor het UPLG) om opnieuw een wervingsstrategie en de benodigde capaciteit te bepalen. De provincie kijkt, mede met het oog behoud van kennis en cultuur, naar een goede balans tussen vast en flexibel en stuurt op vast of tijdelijke contracten waar mogelijk. Bovendien moeten we rekening houden met de wet DBA (wet deregulering arbeidsrelaties). Hiervoor sturen we op de juiste balans tussen vast personeel, flexibel personeel en specifiek inhuur van derden. Om te voorkomen dat er sprake is van verkapte loondienst, is een aantal beheersmaatregelen ingevoerd - in afstemming met de Belastingdienst om dergelijke inhuur in te perken.  

De huidige krappe arbeidsmarkt vraagt naast werving ook om mensen te laten groeien en te verbinden met het werk en de organisatie (behoud). Er is en wordt hier dan ook stevig in geïnvesteerd met bijvoorbeeld:

• een nieuw digitaal leer- en ontwikkelplatform van de Utrecht Academie;
• het wegnemen van hindernissen en knelpunten die medewerkers beleven in de organisatie, door een participatief traject met medewerkers;
• het ondersteunen en faciliteren van leidinggevenden door een nieuw inwerktraject en een pilot met een leerlijn voor leidinggevenden;

Daarnaast is er het Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (ook in de nieuwe cao) waarbij elke medewerker tot een persoonlijk plan kan komen in het kader van duurzame inzetbaarheid. Ook is recent het vitaliteitsbeleid opgesteld met aandacht voor mentale, sociale en fysieke vitaliteit. Dit doen we onder andere door de maand van de verbinding, fruit op het werk, wandelen tijdens je werkdag en een maand een e-bike testen.

Blijvend ontwikkelen inclusieve organisatie en medewerkers
Een inclusieve bedrijfscultuur blijkt in de praktijk een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol realiseren van meer diversiteit in het personeelsbestand. In 2023 is daarom vooral de focus geweest op de inclusieve bedrijfscultuur: het bevorderen van bewustwording en zichtbaarheid van het thema (verankering in cultuur en communicatie) en borging en monitoring (verankering in beleid en processen). In 2024 gaat specifieke aandacht uit naar sociale veiligheid (zich veilig voelen om zich te kunnen uitspreken, fouten toe te geven, feedback/hulp te durven geven/vragen). Uit diverse onderzoeken blijkt namelijk dat dit een belangrijke randvoorwaarde is om inclusie (en diversiteit) te laten slagen. Op grond van het vervolgonderzoek Diversiteit & Inclusie wordt in het deerde kwartaal van 2024 het uitvoeringsplan Diversiteit & Inclusie bijgesteld. En worden vervolgstappen gezet op inclusie en diversiteit. We geven uitvoering aan het ondertekende Charter Diversiteit. Extra aandacht gaat daarbij uit naar de Banenafspraak. Om het quotum te behalen is een inhaalslag nodig. We werken aan een verhoging van de instroom van deze doelgroep. We blijven er stap voor stap ieder jaar werk van maken steeds meer een diverse en inclusieve organisatie te worden. Inwoners van de provincie moeten zich kunnen herkennen in de provinciale organisatie.

Medewerkers Beleving Onderzoek (MBO)
Vanwege de doorontwikkeling van de inrichting van de organisatie en het aflopen van de raamovereenkomst met de leverancier is door de directie besloten het eerder geplande MBO van het najaar 2024 te verschuiven naar het voorjaar 2025.

10.2.4

Goede huisvesting en verduurzamen eigen vastgoed

Stand van zaken

Toelichting

Perceelontwikkeling, verduurzaming en herinrichting
COUP (extern adviesbureau) verkent momenteel verkend wat we als provincie op ons eigen perceel kunnen ontwikkelen, om diverse beleidsthema’s te ondersteunen (woningbouw, biodiversiteit, klimaatadaptatie, etc.). Daarnaast kijken we of wij met het project Verduurzaming synergievoordelen kunnen behalen door het gebruik van een gedeeld energieconcept.  

De verduurzaming van het vastgoed is in beheer bij facilitaire zaken. Adviesbureau Deerns is bezig met het uitwerken van drie verduurzamingsscenario’s voor het Provinciehuis. Het gaat om een scenario dat:

• Voldoet aan de gestelde beleidsdoelen;
• Nog niet volledig voldoet;
• Meer dan voldoet aan de gestelde eisen.

Deze scenario’s worden samen met de input van COUP voor de perceelontwikkeling gepresenteerd en voorzien van een grove raming en tijdspad. Na de keuze moet het vervolgens nog technisch worden uitgewerkt. De technische uitwerking geeft meer inzicht in benodigde financiële middelen en tijd. Deze aanvraag gaat landen in de Kadernota 2026.

Voor de herinrichting van de begane grond (BG) en 1e verdieping van het Provinciehuis zijn we eind maart 2024 gestart met gesprekken met de diverse stakeholders. Op basis van eerdere verkenningen is getoetst of we wensen/eisen moeten bijstellen. Dit resulteert in een zogenaamd vlekkenplan: een schematische weergave van de functies die gewenst/vereist zijn voor de BG en de 1e verdieping. Na het vaststellen van de benodigde functies kunnen we een vervolgtraject starten. Dat gaat om de uitwerking van een voorlopig ontwerp (VO) en een definitief ontwerp (DO). Deze uitwerking geeft dan inzicht in benodigde financiële middelen en tijd.

Voor alle drie de projecten geldt dat er op dit moment nog niet voldoende financiële middelen zijn (aangevraagd).

Tuin Provinciehuis
Vanwege de perceelontwikkeling is het nu niet verstandig grote investeringen te doen op het perceel van het Provinciehuis. De perceelontwikkeling heeft tijd nodig. Daarom volgt dit jaar een kleine upgrade van de tuin. Er komen enkele looppaden door de tuin met een paar zithoeken en de leuning van de brug wordt opgeknapt. Daarnaast gaan we de entree wat vriendelijker maken door plantenbakken te plaatsen.

Overige verbouwingen Provinciehuis
In het Provinciehuis worden momenteel verdieping 15 en 18 verbouwd volgens de standaarden van het hybride werken. Net zoals op verdieping 3 en 4, worden deze werkverdiepingen meer geschikt gemaakt om elkaar te ontmoeten. Om te kunnen overleggen, maar ook om te videobellen en geconcentreerd te kunnen werken. In verband met een grote renovatie van de goederenlift, moeten we beide vloeren tegelijkertijd verbouwen. Volgens de planning duurt de verbouwing van mei tot en met november 2024. Op de 17e verdieping gaan we in 2024 zorgen dat er voldoende ruimte beschikbaar komt voor alle fracties. Dit betekent met name een verbouwing bij de werkplekken van de griffie. We vervangen dan meteen de zaken die aan vervanging toe zijn.

Renovatie goederenlift
In september wordt de goederenlift in het Provinciehuis grondig gerenoveerd. Dit betekent dat we enkele maanden geen gebruik kunnen maken van deze lift. We moeten hier in de verbouwingstrajecten rekening mee houden.  

Opvang Oekraïense vluchtelingen
De overeenkomst met de gemeente Utrecht voor de opvang van de Oekraïense vluchtelingen loopt begin volgend jaar af. Deze opvang is in 2022 gestart en tijdelijk van aard. De gemeente Utrecht heeft aan de provincie Utrecht gevraagd of de opvang nog een keer verlengd kan worden. In overleg met de gemeente Utrecht wordt daarom voorzien in de verlenging van de huurovereenkomst.

Vervanging audiovisuele (AV) middelen
In 2024 zijn alle AV-middelen in alle panden in beheer bij facilitaire zaken vernieuwd. We krijgen overal uniforme systemen, zodat de gebruiksvriendelijkheid gegarandeerd is. Het is de verwachting dat hiermee ook het aantal storingen daalt.

Catering
Facilitair heeft een visie op eten en drinken opgesteld. Aan de hand daarvan wordt gewerkt aan een aanbesteding. Deze wordt de komende maanden uitgezet.  

Afval
In het eerste half jaar van 2024 zijn de afvalbakken zichtbaarder en centraler geplaatst en zijn de borden die hiernaar verwijzen aangepast. Ook is er een afvalcoach ingezet om medewerkers te helpen hun afval beter te scheiden.  

Baten

Lasten