10. Overzicht Overhead

De basisorganisatie voor financiën en bedrijfsvoering is sterk en goed toegerust

Versterken en blijvend ontwikkelen van de financiële functie

Versterken van de juridische functie

Opstellen en daarna uitvoeren van programma ‘Versterken subsidieloket'

Versterken van de inkoopfunctie en organiseren van centraal contractmanagement

Versterken informatiebeveiliging en privacybescherming

De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel

De basisorganisatie voor financiën en bedrijfsvoering is sterk en goed toegerust

Versterken en blijvend ontwikkelen van de financiële functie

Opstellen en daarna uitvoeren van programma ‘Versterken subsidieloket'

Versterken van de inkoopfunctie en organiseren van centraal contractmanagement

De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel

Meerjarendoel

10.1.1

Versterken en blijvend ontwikkelen van de financiële functie

Stand van zaken

Toelichting

Toelichting is opgenomen bij meerjarendoel 10.2.1 volgens inrichting van de programmabegroting 2024.  

10.1.3

Opstellen en daarna uitvoeren van programma ‘Versterken subsidieloket'

Stand van zaken

Toelichting

De implementatie van het subsidiesysteem SAPCRM is afgerond. Er zijn volgens het rijkssubsidiekader steekproeven gestart voor extra controles op realisatie van subsidieactiviteiten.     

Eind 2023 is er digitaal een enquête onder subsidieaanvragers uitgezet. Daarmee wilden we achterhalen wat hun ervaringen zijn met onze subsidieregelgeving, die vanaf 1 april 2022 van kracht is. Het algehele beeld is dat men over het algemeen best tevreden is met onze regelgeving. Tegelijk wordt op prijs gesteld dat het aanvragen van de subsidie en de subsidieregeling zelf zo eenvoudig mogelijk gemaakt wordt en de doorlooptijd versneld wordt. Naar aanleiding van de bevindingen uit de enquête worden - voor zover dit nodig is - de Algemene Subsidieverordening (AsvpU 2022) en beleidsregels subsidies aangepast.

Er is een achterstand ontstaan in het afhandelen van subsidieaanvragen waardoor veel subsidieaanvragen buiten de geldende afhandelingstermijnen worden afgehandeld. De oorzaak is capaciteitstekort en de implementatie van het nieuwe subsidiesysteem. De achterstanden zijn inmiddels in beeld gebracht. Er wordt gewerkt aan een plan van aanpak om deze achterstand dit jaar weg te werken. En om nieuwe aanvragen zoveel als mogelijk binnen de geldende termijnen af te handelen.

Verder is het de verwachting dat we een aanzienlijk deel van de verwachte extra rijksmiddelen voor onder andere het Utrechts Programma Landelijk Gebied (UPLG) moeten wegzetten met subsidies. In overleg met de beleidsdomeinen kijken we welke uitvoeringscapaciteit nodig is bij het subsidieteam. Dat is nodig om de extra rijksmiddelen - die al dan niet via specifieke uitkering (SPUK) beschikbaar worden gesteld - te kunnen doorzetten naar subsidieaanvragers.

In het vierde kwartaal van 2024 krijgen de PS informatie over de conclusies van de subsidie-enquête en over de voortgang van de afhandeling van subsidieaanvragen. Daarnaast zal een aanpassingsvoorstel van de AsvpU 2022 aan de PS worden voorgelegd. Dat voorstel sluit aan op de bevindingen uit de subsidie-enquête.  

10.1.4

Versterken van de inkoopfunctie en organiseren van centraal contractmanagement

Stand van zaken

Toelichting

Versterken van de inkoopfunctie  
De interne uitwerking van het inkoopbeleid is voltooid. Het doel is een verbeterde samenwerking tussen de verschillende duurzaamheidsprogramma’s, opgaven en manifesten om maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) bij aanbestedingstrajecten te borgen. Een evaluatie is gepland voor 2024.   

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de rollen en verantwoordelijkheden, in een samenwerking tussen team AO/IC (2e-lijns), CCO (3e-lijns) en Inkoop (1e-lijns), herijkt volgens the Three Lines Model. Deze verduidelijking werpt zijn vruchten af.  

Organiseren centraal contractmanagement   
Door ambtelijke interne afstemming en besluitvorming is vertraging ontstaan in het verkrijgen van een nieuw contractbeheer- en contractmanagementsysteem. Het centraal contractbeheersysteem is daarom ter overbrugging provisorisch uitgebreid. Deze uitbreiding gaat om extra mogelijkheden voor de monitoring op enkele kritieke prestatie-indicatoren (kpi's) door de (de)centraal contractmanager(s). Deze aanpassing heeft maar weinig financiële gevolgen.

10.1.6

De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel

Stand van zaken

Toelichting

We werken continu aan het moderniseren, flexibiliseren en verbeteren van ons digitale ecosysteem. Dit systeem is een complex geheel van hardware- en softwarecomponenten. Deze onderdelen exploiteren we vanuit de interne IT-organisatie, in samenwerking met externe partners exploiteren. Dit alles zorgt ervoor dat onze medewerkers geschikte en veilige digitale hulpmiddelen hebben. We gaan steeds meer naar een 24x7 beschikbaarheid. Onze interne organisatie is daarop niet altijd voorbereid. Dat maakt dat we keuzes moeten maken. Vandaar dat we de planning als waarschuwing melden.

Baten

Lasten